Pre-onboarding

Pre-onboarding: jak z „Beru to“ udělat hladký nástup

Mezi akceptací nabídky a prvním dnem se rozhoduje víc, než se zdá. Když je v tomhle období ticho, nováček začne pochybovat. A pochybnost je drahá. Pre-onboarding je proto jednoduchý cíl s velkým dopadem: ať člověk nastoupí v klidu, připravený a s pocitem, že ho někdo čeká. A ať je stejně připravená i firma.

Proč to řešit hned teď

Většina „no-show“ nevzniká proto, že by si kandidát rozmyslel změnu. Vzniká proto, že z firmy nepřijde žádný signál. Pre-onboarding tenhle signál posílá: „Udělals dobře. Těšíme se na tebe. Víme, co bude dál.“ Výsledek? Nižší riziko odchodu ještě před startem, rychlejší rozjezd a lepší pověst zaměstnavatele.

Co chtějí obě strany

Nováček chce vědět, co ho čeká, kdy a kde, s kým se potká a že nebude první den bloudit chodbami s papírovou mapou z devadesátek.Firma potřebuje mít připravené dokumenty, přístupy, techniku, pracovní místo a člověka, který nováčka provede. Když to funguje, první den je o vztazích a práci, ne o hledání kabelů a hesel.

Jak začít: první 24 hodin po akceptaci

Pošlete rychlou gratulaci a krátký plán: co bude následovat, do kdy potřebujete podklady a kdy se ozvete s detaily k nástupu. Přidejte odkaz na osobní dotazník a žádanku na vstupní prohlídku. Tady se nastavuje tón spolupráce—jasný, lidský, předvídatelný.

Lehké zahřátí: výpovědní doba

Během výpovědní doby pošlete „welcome“ balíček: stručné představení firmy, týmu a hodnot, ideálně krátké video od manažera. Pozvěte nováčka na oběd nebo kávu. V tuhle chvíli nejde o papíry, ale o vztah. Čím osobnější linka, tím menší riziko, že to na poslední chvíli zlomí jiná nabídka.

Dva týdny před nástupem: konkrétní plán dne D

Nejméně 14 dní před nástupem pošlete praktické informace: kdy a kde se potkáte, kdo vyzvedne u recepce, co si vzít, jaký je dress code a jak bude vypadat první den (ideálně po hodinách). Přidejte kontakt na buddyho—parťáka, který bude první týdny po ruce. To výrazně snižuje stres a zvedá jistotu na obou stranách.

Co má chystat firma

Z pohledu firmy je pre-onboarding hlavně o přípravě v zákulisí. Hotová pracovněprávní dokumentace (smlouva, dodatky, NDA, benefity), přístupy do systémů (e-mail, SSO, CRM/ERP, komunikační nástroje, docházka), technika (notebook, telefon, karta) a ověření, že vše funguje. Zní to samozřejmě, ale právě tady to často padá. Nefunkční počítač umí zničit náladu rychleji než špatná káva.

K tomu přidejte adaptační plán—jednoduchý 30/60/90-denní rámec cílů a schůzek. A jmenujte buddyho, který má v kalendáři rezervované bloky na první týden. Nováček pak ví, na koho se obrátit, a tým ví, že ho nenechá ve vzduchoprázdnu.

Den před nástupem: poslední dotek

Krátké připomenutí času a místa, telefon na buddyho a HR, případně mapka nebo parkování. Drobnost, která dokáže uklidnit víc než cokoliv jiného.

Den D: zážitek místo chaosu

První den by měl být o lidech. Krátké uvítání, převzetí techniky (už funkční), představení týmu a firmy, společný oběd. Na konci dne stručný check-in: „Jaký byl první dojem? Co chybí? Co můžeme doladit?“ Tady se rodí angažovanost.

Poznáte, že to funguje?

Stačí pár jednoduchých ukazatelů:

• No-show rate: kolik přijatých nabídek neskončí nástupem.

• Připravenost na den 1: má nováček první den vše?

• Lead time IT/HR: za jak dlouho jsou hotové přístupy a technika.

• Dokončení přednástupních kroků: kolik lidí stihne lékaře a papíry včas.

• Krátký feedback: „Jak bys ohodnotil komunikaci před nástupem?“ po prvním týdnu.

Nemusíte mít datové centrum. Důležitá je pravidelnost a rychlé reakce, když čísla ukazují zásek.

Nejčastější průšvihy (a rychlé opravy)

• Ticho po akceptaci. Do 24 hodin pošlete „co bude dál“.

• Nefunkční přístupy první den. Povinná kontrola techniky den předem a zodpovědná osoba.

• Chaos v dokumentech. Jeden jednoduchý checklist s termíny a vlastníky.

• Nováček bez tváře. Buddy a krátké video od týmu zázraky nezastanou—ale začátek výrazně změkčí.

  
  

Pre-onboarding je jednoduchá disciplína: komunikace a příprava. Když se povede, první den je přirozené pokračování příběhu, ne boj o kabely a razítka. A když chcete mít jistotu, že vám nic neuteče, udělejte z toho lehký rituál—stejný postup pro každou roli, jen s drobnými úpravami.

Ticho je nejdražší HR strategie. Ozvěte se dřív, než začnou pochybnosti mluvit za vás.